Tiedottaminen ennen turnausta Tiedottaminen turnauksen aikana Sisäinen
tiedotus Jälkitiedotus
Erityisen Turnaussihteerin
vastuulle voidaan määritellä esim. sähköposti- tai tekstiviestien kautta
tapahtuva tiedonvälitys.
Tiedottaminen ennen turnausta Markkinointivaiheen
päätyttyä, mutta vielä ennen turnausta on mukaan valituille joukkueille
hyvä laittaa perustietoja koskien mm. otteluohjelmaa ja muita osallistuvia
joukkueita, pukukoppijärjestelyjä, turnaussääntöjä sekä mahdollista
oheisohjelmaa ja majoitukseen ja ruokailuun liittyviä palveluja kuten
esim. teroitusmahdollisuuksia.
Ilmoittautuneilta joukkueilta
kannattaa pyytää ilmoittautumisen yhteydessä tarkat yhteystiedot, jotta
tiedottaminen on helpompaa. Samoin joukkueilta tulee tiedustella
matkajärjestelyistä tai ruoka-allergioista.
Tärkeää on,
että joukkueille tiedotetaan tai heidän kanssaan keskustellaan kaikista
turnausta koskevista muutoksista, jotka tulevat sen jälkeen kun kutsut on
lähetetty ja ilmoittautumisvahvistus on saatu. Eri palveluita tai
oheisohjelmia voi myös mainostaa etukäteen, jotta mukaan tuleva joukkue
voi orientoitua turnaukseen paremmin. Yksi merkittävä tiedotuskanava, jota
tässä voi hyvin hyödyntää on seuran www-sivusto.
Turnauksesta
voi ottaa yhteyttä etukäteen paikalliseen lehdistöön tai paikallisradioon.
S-Kiekon pelisääntöjen mukaan tästä kuuluu informoida seuran hallituksen
tiedotusvastaavaa, joka voi avustaa toimittajille tehtävän tiedotteen
muotoilussa. Hän voi myös tuoda esiin sellaisia näkökohtia, joita seura
haluaa turnauksen kautta itsestään kertoa. Toimittajat kannattaa kutsua
turnaukseen paikan päälle tai heidän kanssaan voi sopia yhteistyöstä
muulla tapaa.
Tiedotus turnauksen aikana Turnauksen
aikana turnauskanslia on sopiva solmupiste, joka toimii tietotoimistona
sekä joukkueiden ja tuomareiden suuntaan että järjestelyorganisaation,
vahtimestareiden ja seuran suuntaan. Turnaussihteerin sijoituspaikka
turnauksen aikana onkin kisakanslia. On järkevää, että olennainen tieto
tapahtumista ja tehtävistä on yhdessä paikassa.
Yksi
tärkeä osa tiedottamista on turnausjulkaisu/ käsiohjelma. Jos sellainen
tehdään, se jaetaan jokaiselle turnaukseen osallistuvan joukkueen
jäsenelle. Sen avulla voi tiedottaa myös oman seuran toimihenkilöille
turnauksesta. Turnausjulkaisun sisältöä käsitellään erikseen kohdassa
"käsiohjelma".
Joukkueen sisäinen tiedotus Erittäin
tärkeä osa tiedotusta on järjestelyihin osallistuvien oman joukkueen
vanhempien pitäminen ajan tasalla työtehtävistä, vastuista, muutoksista ja
aikataulusta yms. asioista. Tämä koskee niin aikaa ennen turnausta kuin
turnauksen aikanakin.
Turnauksen jälkeen vanhemmat kutsutaan koolle
ja pidetään yhteinen purkupalaveri, missä arvioidaan onnistumiset sekä
kehittämiskohteet seuraavaa turnausta ajatellen.
Turnauksen
talouden toteutuma käydään palaverissa vanhempien kanssa läpi.
Taloudellinen tulos ei vain välttämättä heti ole selvillä, koska yleensä
osa laskuista tulee vasta myöhemmin.
Turnauksessa havaitut
kehittämiskohteet kannattaa kirjata muistioon, josta ne tarvittaessa
jatkoa ajatellen löytyvät. Purkupalaveriin voi kutsua myös vahtimestarit
tai seuran edustajat ja kiittää heitä omasta panoksestaan tai tarvittaessa
ehdottaa kehittämiskohteita.
Kaikkinainen palaute on hyvä
koota melko pian turnauksen jälkeen, ja esim. muilta joukkueilta jo
turnauksen kestäessä.
Jälkitiedotus Tiedottamisessa
ei pidä myöskään unohtaa tapahtuman jälkihoitoa.
Tärkeä
työväline jälkitiedotuksessa ovat seuran www-sivut. Niille voi viedä
erikseen sovittavaan kohtaan esim. otteluselostuksia, valokuvia
turnauksesta, turnauksen lopputulokset jne. Omista taidoista ja
valmiuksista riippuen sivustoa voi rakentaa jo reaaliaikaisesti turnauksen
aikana. Sivujen käytössä ja niihin liittyvissä käyttöoikeuskysymyksissä
avustaa seuran toimisto.
Turnauksen jälkeen voi mukana olleille
joukkueille lähettää kirjeitse taikka sähköpostilla erikseen kiitokset ja
turnauksen lopputulokset. Samalla joukkueen voi kutsua jo alustavasti myös
seuraavaan turnaukseen.
Mikäli turnauksella on sponsoreita tai
muita tärkeitä sidosryhmiä, on luonnollisesti suositeltavaa informoida
myös heitä turnauksen sujumisesta ja lopputuloksesta