Markkinoinnin
vastuuhenkilö vastaa joukkueiden kutsumisesta turnaukseen ja muutenkin
hoitaa yhteydenpidon joukkueisiin.
Valmentajat antavat
tyypillisesti raamit joukkueiden hankinnalle eli he asettavat tavoitteet
minkälaisia pelejä halutaan pelata. Ennen sarjakauden alkua halutaan
ehkä saada tuntumaa tuleviin vastustajiin ja sarjakauden jälkeen voidaan
hakea uusia pelikavereita. Etenkin vanhemmissa ikäluokissa valmentajat
saattavat myös toivoa tietyn tasoisia vastustajia. Käytännössä
viimeistään C-ikäluokan aikoihin alkaa muodostua joukkueita, joita
kiinnostavat vain turnaukset, joista löytyy oman sarjatason kumppaneita.
Ennen
turnauskutsujen laittamista tulee luonnollisesti olla selvillä
turnauksen ajankohta, paikka, montako joukkuetta kutsutaan ja
turnausmaksun suuruus sekä ainakin alustava otteluohjelma ja joukkueiden
palkitsemisen periaatteet.
Kutsussa on myös hyvä näkyä
informaatiota majoitus- ja ruokailujärjestelyistä tai -vaihtoehdoista,
koska ne olennaisesti vaikuttavat osallistujien kokonaiskustannuksiin.
Kutsuun laitetaan näkyviin yhteystiedot vähintään kahdelle järjestävän
tahon vastuuhenkilölle lisätietoja ja ilmoittautumista varten sekä tieto
siitä, milloin ilmoittautumisaika loppuu. Yleensä kutsuissa on myös
mainittu pankkiyhteydestä mihin turnausmaksu tulee maksaa.
Ilmoittautumisen sitovuutta lisää, kun osa turnausmaksusta pyydetään
maksamaan kuukautta ennen turnausta. Kutsussa tulee olla maininta,
mikäli ilmoittautumismaksua ei peruuttamisen yhteydessä makseta
takaisin. Liitteessä on esimerkki turnauksen markkinointikirjeestä.
Turnauskutsu
on hyvä laittaa ensimmäiseksi nettiin seuran kotisivuille ja samoin
Jääkiekkoliiton Keskimaan alueen sivuille. Kutsun voi myös laittaa esim.
Jääkiekkolehden sivuille, mutta tästä syntyy ilmoituskustannuksia.
Kulujen säästämiseksi mahdollisimman moni kutsuista kannattaakin laittaa
suoraan joukkueille sähköpostitse. Yhteystiedot joukkueittain löytyvät
Jääkiekkoliiton nettisivuilta. Tiedot eivät kuitenkaan aina ole kunnolla
päivitettyjä, joten osa kutsuista on todennäköisesti laitettava postitse
tai asianomaisen joukkueen seuran osoitteeseen pyynnöllä jakaa
kyseiselle ikäluokalle. Tiedoista kannattaa kerätä oma "rekisteri",
missä on vastuuhenkilöiden nimet, yhteystiedot ja kutsun "tila", eli
onko kutsu pelkästään lähetetty, asia todella joukkueen käsittelyssä
taikka jo päätetty. Kutsun saanutta henkilöä kannattaakin pyytää
vastaamaan myös siinä tapauksessa, että kutsu ei joukkuetta kiinnosta,
sillä tämä säästää monilta turhilta yhteydenotoilta.
Joukkueiden
kutsumisessa kannattaa olla liikkeellä melko varhaisessa vaiheessa.
Käytännöt vaihtelevat sen suhteen, kuka missäkin seurassa tekee
päätökset turnauksiin osallistumisista, mutta kutsu on parasta laittaa
ensisijaisesti joukkueenjohtajalle. "Teoriassa" turnauskutsut tulisi
lähettää mukaan haluttaville joukkueille kevään ja vuoden vaihteen
turnausten osalta 3-4 kuukautta ennen turnausajankohtaa ja alkusyksyn
turnausten osalta viimeistään jo maaliskuussa eli 5-6 kuukautta ennen
suunniteltua turnausta. Näin tulisi huomioitua jääkiekkokauden rytmi,
jolloin joukkueet ovat aktiivisesti toimivia. Kesäksi joukkueet
tyypillisesti hajoavat ja monesti niiden vastuuhenkilöt vaihtuvat, joten
sitovia ilmoittautumisia voi olla keväällä vaikea saada syksyn
turnauksiin. Markkinoinnissa kannattaa hyödyntää olemassa olevia vanhoja
suhteita muihin joukkueisiin, vastavierailuja muiden turnausjärjestäjien
kanssa jne.
Käytännössä turnauksen markkinointi vaatii hyvin
aktiivista otetta, aikaa ja henkilökohtaisen kontaktin ottamista
puhelimen välityksellä. Hyvä käytäntö on sähköpostin/kirjepostituksen
jälkeen n. 1-2 viikon kuluttua palata asiaan puhelimitse ja tiedustella,
onko turnaukseen osallistumista käsitelty joukkueessa, koska
mahdollisesti käsitellään, kuka päättää osallistumisesta jne. Yleensä
puhelinkierros paljastaa vaihtuneet vastuuhenkilöt, perille menemättömät
viestit, sellaiset joukkueet, joiden suunnitelmiin turnaus ei sovi jne.
Puhelinkierroksia
tarvitaan hyvin todennäköisesti useita, koska osallistumispäätökseen
vaikuttavat monet tekijät. Työnjaon kannalta joukkueiden hankintavastuu
on yksi tärkeimmistä (ja monesti työläimmistä) tehtävistä, mutta ilman
osallistuvia joukkueita kaikki muu järjestely on turhaa.