Mikäli turnausvieraille päädytään tarjoamaan muuta kuin
hotellimajoitusta, valitaan vastuuhenkilö, joka selvittää eri
majoitusvaihtoehtoja ja niiden hinnat. Tärkeää on myös selvittää
monelleko henkilölle on eri vaihtoehdoista mahdollisuus saada
majoituspaikka. Kun eri majoitusvaihtoehtojen hinnat ja paikkojen määrä
on tiedossa, kannattaa arvioida joukkueen vanhempien kesken mikä
majoitusmuoto lopulta valitaan. Vieraiden vaatimustaso, mutta toisaalta
myös hintatietoisuus kasvaa iän myötä.
Varaukset
majoituksesta on tehtävä ennen turnauskutsun lähettämistä. Mielellään
tulisi laatia kirjallinen sopimus hinnoista, ettei myöhemmin tule mitään
yllätyksiä. Tämän asian voi yleensä hoitaa myös majoituspaikan antamana
kirjallisena ilmoituksena, esim. sähköposti dokumentoi helpolla tavalla
asian, joskaan se ei ole virallinen sopimus. Turnauskutsuun kannattaa
laittaa vähintään majoituksen hinta ja mitä majoituksen hintaan kuuluu,
esim. aamupala. Jos turnaukseen tulevat joukkueet varaavat majoituksen
itse suoraan hotellista, on kuvattava, miten ja keneltä varaus tehdään.
Turnauskutsuun voi myös laatia erillisen liitekoosteen, jos
majoitusvaihtoja löytyy runsaasti.
Turnauskutsussa olisi
siis ilmoitettava:
- majoituspaikat - kuvaus, osoite, taso, hinta,
sisältö
- yhteystiedot - yhteyshenkilöt, puh.nro.,
sähköpostiosoite
Koulumajoitus:
Koulumajoitus
on edullisin vaihtoehto, mutta vaatii yleensä makuupussin tai vastaavan
mukaan ottoa. Sopii nuoremmille junnuille. Tässä vaihtoehdossa olisi
järjestävän joukkueen hyvä järjestää aamupalamahdollisuus yöpyville
joukkueille (varmistus/sitova ilmoittautuminen aamupalan varanneista
joukkueista).
Hotellimajoitus:
Kannattaa aina
varmistaa ns. joukkuehinnat useammasta hotellista ja sen mukaan varata
kiintiö huoneita joukkueita varten. Yleensä huoneet ovat ns. kahden
hengen huoneita, joihin mahtuu kolmas varavuoteelle. Joissakin
hotelleissa on myös ns. perhehuoneita, niihin mahtuu 4-5 hlöä.
Aamupala
kuuluu tavallisesti hotellin vuorokausimaksuun. Erillisenä varauksena
voi saada myös tilattua iltapalan.
Asuntolamajoitus:
Harvemmin
on mahdollista toteuttaa asuntolamajoitusta, mutta ainakin Kuortaneella
siihen on mahdollisuus. Majoituksen vuorokausihintaan saa aamupalan,
lounaan ja päivällisen. Majoitus 2-4 hlö:n huoneissa/huoneistossa. Hinta
kannattaa kysyä majoittautuneiden joukkueiden henkilömäärän mukaan,
hintatarkistus.
Majoitus motellissa, retkeilymajassa tai muussa
vastaavassa paikassa kannattaa myös selvittää, jos sellaisia on
löydettävissä suhteelliseen lähellä turnauksen tapahtumapaikkaa.