Kassanhoitajan/rahastonhoitajan
tehtävänä on laatia turnausbudjetti. Sen tarkkuustaso tulee päättää
ensiksi, sillä turnauksen järjestelyyn voi liittyä useita erityppisiä
tuottoja ja kustannuksia.
Luontevinta on, että eri
osa-alueiden vastuuhenkilöt arvioivat omalta osaltaan kustannukset, ja
kassanhoitaja rakentaa niiden perusteella kokonaisbudjetin. Turnauksen
jälkeen tehdään vastaava jälkilaskelma, jossa todetaan budjetin
toteutuminen sekä toivottavasti kertyneiden voittovarojen jako sovitulla
tavalla (taikka tappion kattaminen).
Seuraavassa on esitetty
joitakin keskeisiä kustannuksia /tuottoja, jotka laskelmissa ainakin
tulisi huomioida.
Kassanhoitaja huolehtii paitsi
kokonaisuudesta, myös yleisluonteisista maksuista. Esimerkiksi S Kiekko
juniorit määrittelee vuosittain summan, jonka seura ottaa virallisen
turnauksen turnausmaksusta per osallistuva joukkue. Seura järjestää
jääajan, tekee yhteistyötä erotuomarikerhon kanssa ja antaa luvan
järjestää turnauksen omissa nimissään sekä tiedottaa turnauksesta omilla
nettisivuillaan.
Vastaavasti turnauksessa on yleensä
osallistujilta perittävä osallistumismaksu, joiden perimisestä ja
seurannasta kassanhoitajan tulee huolehtia. Osallistumismaksun suuruus
kannattaa määritellä osin kokonaisbudjetin perusteella, niin että
tapahtumasta saadaan kannattava.
Turnauksen markkinointi
saattaa edellyttää omaa osabudjettia. Esimerkiksi posti- puhelin- ja
ilmoituskulut tulee huomioida. Vastaavasti tuottoina ovat sponsoreilta
saadut tulot, jos turnaus esimerkiksi nimetään jonkin yrityksen mukaan
ja tästä saadaan rahallinen korvaus.
Majoitus ja
ruokailu edellyttävät omia osabudjettejaan, ainakin jos ne organisoidaan
itse. Majoituksen muoto ratkaisee siitä mahdollisesti saatavat tulot.
Ruokailussa saattaa olla tarpeen tehdä tarveaineiden määrien ja hintojen
laskentaa, ja ruuan hinnan määrittelyä tältä pohjalta. Luonnollisesti
tulee ottaa huomioon aiheutuneet kulut, jos vieraille tarjotaan jotain
järjestäjien kustantamaa ohjelmaa (esim. saunailta).
Oma
osabudjetti koskee myös hallimyyntiä, jota varten yleensä hankitaan
kaupasta/tukusta tavaraa myytäväksi. Tarvitaan myyntiartikkeleiden
hinnoittelua sekä tavarakirjanpitoa myydyistä ja palautettavista
tuotteista. Lisäksi Myyntivastaavan vastuiden piiriin saattaa kuulua
tuottoja (ja kuluja) esim. arvanmyynnistä tai muista aktiviteeteista,
joilla kerätään turnauksen aikana rahaa.
Toimitsijoiden
osalta kuluja aiheutuu lähinnä tuomarimaksuista.
Käsiohjelmalle/turnausjulkaisulle
kannattaa myös laatia oma budjetti. Kuluja aiheutuu tulostamisesta/
painamisesta sekä mahdollisesti taittamisesta, tuottoja puolestaan
ilmoitusmyynnistä.
Muita tyypillisiä kuluja ovat vielä
jäämaksut, mahdolliset muut tilavuokrat sekä palkinnoista aiheutuvat
kustannukset.